Elementos y principios de la
planeaciòn
Para
desarrollar adecuadamente la plantación es necesario llevar a cabo una serie de
etapas que son conocidas también como elementos fundamentales de la planeación.
Visión. La visión no es más que una
proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo, una
declaración de la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremos llegar a ser?
Misión.la
misión es una declaración de la razón de ser de una empresa. Esta declaración
debe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es Nuestro Negocio? En todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad
misma le asigna. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción
de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de
servicios.
Objetivos. El punto de partida de la
acción administrativa consecuentemente de la planeación, es la fijación de
objetivos. Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro
de la organización misma, cada miembro del personal, debe saber qué objetivos
se persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de
lo que la empresa quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa
los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por
supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización,
proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos
concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrán
éxito.
Lineamientos Para la Fijación de
Objetivos. En
función de su importancia, es necesario observar determinados lineamientos para
la fijación de los objetivos que se pretenden alcanzar. Lineamientos:
Ø Es imprescindible siempre establecer
los objetivos por escrito.
Ø No confundir el objetivo con
el medio para alcanzarlos.
Ø Evitar confusiones, encontrando
semejanzas y diferencias entre el objetivo con otros objetivos que tengan
cierto parentesco o bien se le parezca.
Ø Al establecer los objetivos es
necesario la aplicación de seis preguntas básicas en la administración: ¿Qué, cómo,
Quién, Dónde, Cuándo, y Por qué?
Ø El objetivo debe ser
perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que
pueda ser entendido para su perfecta realización.
Ø Deben ser estables, es decir fijar
los objetivos, sin ser cambiados durante el proceso de planeación.
Clasificación de los Objetivos:
Ø Objetivos Gerenciales: Son
establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la organización o bien de
la empresa. Así mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su
extensión.
Ø Objetivos Departamentales: Estos
objetivos tienen a limitarse a los departamentos, y siempre deben ser
subordinados por los objetivos gerenciales.
Ø Objetivos Operacionales: Son los que
se establecen en los últimos niveles de la jerarquía empresarial, y por
supuesto son subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales.
Objetivos
en Función del Tiempo: Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los
primeros se establecen para realizarse en un período mayor de un año, y los
segundos en un período menor a 12 meses o bien un año.
Estrategias. En otras palabras estrategia
no es mas que “El Arte del General”, su etimología proviene del Griego: “Estrategas”
que significa estrictamente un general. Estrategia se refería a la forma de
dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las
consecuencias de una derrota. Para fines administrativos las estrategias son
indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier organización. Las
estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestra la
dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que
cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos
de toda la organización. El contar con una amplia gama de alternativas o
estrategias para selecciona, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar
dificultades en el logro de los objetivos.
Políticas. Las políticas son una guía
para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en
problemas que se reten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las políticas
definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión (margen
discrecional) La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente
para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.
Reglas o Normas. Las reglas describen la acción
no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la
organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.
Programas. Un programa establece la
secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para
ejecutar cada una de las partes del programa mismo.
Procedimientos. Son una serie de tareas
concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de
ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital
importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la
planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben
seguirse.
Presupuestos. Son estados de resultados
anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos
financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado,
por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podrá
dirigir mejor el plan dentro de los límites del presupuesto. Aparte de ser
instrumentos de planeación también son elementos de control.
Clasificación
de Presupuestos
- Presupuestos Financieros: Son los presupuestos
financieros, cuando se estiman elementos en unidades monetarias, es decir
costos, utilidades, gastos, ingresos, egresos, etc.
- Presupuestos No Financieros: Son los que no se cuantifican
monetaria mente, es decir se cuantifican solo en cantidades, por ejemplo:
producción, horas-hombre, desperdicios, etc.
TÉCNICAS
DE LA PLANEACIÓN
TÉCNICAS CUALITATIVAS: En este tipo de
herramientas se recurre al empleo del criterio, por lo tanto, los que las ocupan,
tienden a llegar a un resultado según su experiencia. Algunos ejemplos de estas
técnicas son:
DELPHI: La técnica Delphi, permite tomar
decisiones individuales poniendo soluciones o alternativas a algún problema,
escribiéndolas en un papel con carácter de anónimo para posteriormente
recopilar las ideas, analizarlas y de todas escoger la mejor, cabe mencionar
que estas opiniones las deben escribir los gerentes o encargados de la organización
(grupos de expertos)
TORMENTA DE IDEAS: Con esta técnica se realiza una reunión para todos los
gerentes de la empresa (en caso de ser microempresa se recomendaría que
asistieran todos los trabajadores) para dar ideas, soluciones y/o aportaciones
que permitan tomar la decisión de realizar una mejora o solucionar el problema
planteado; Un asignado se encarga de anotar las ideas que surjan de todos para
posteriormente analizarlas y votar por la o las mejores. Todas las ideas por
mas “absurdas” que se escuchen son
bienvenidas y no se debe de criticar alguna.
GRUPOS TGN: Esta técnica es como un conjunto de las técnicas Delphi y tormenta de
ideas. La cual comienza con una reunión de ejecutivos los cuales anotarán sus
ideas en un papel, dichas ideas una vez finalizado este paso se anotarán en un
pintarrón.
Las cuales se procederá a evaluar y
analizar pasando así a la votación por las mejores ideas las cuales se optarán aritméticamente,
estos valores los escogerá la persona encargada del conteo, (Recursos humanos o
ingeniería industrial) en dónde optará si poner valores como del 1 al 10 en donde
el 1 sea de mayor importancia o viceversa.
Círculos de calidad y equipos de mejora: Son grupos de personas
asignadas del mismo departamento (entre 6 y 12 personas) que se reúnen
periódicamente para el análisis de los problemas que se presenten al igual que
para el mejoramiento del departamento del que sean parte, se buscarán las
causas de los problemas al igual que las posibles soluciones para
así incrementar la calidad de sus procesos.
TÉCNICAS CUANTITATIVAS: Con estas técnicas se
maneja la aplicación de métodos estadísticos, matemáticos para la toma de
decisiones que se deben tomar para un problema que requiera solución.
ÁRBOLES DE DECISIÓN: Llamado así por la forma
en que se convierte a la manera de realizarlo, consiste en la representación
por medio de un diagrama de acontecimientos el cual inicia con un carácter y de
ahí se van poniendo las acciones, las cuales esas acciones se convertirán en caracteres
y darán resultado a otras acciones, así sucesivamente. Permite visualizar las alternativas
y ven de qué dependen.
MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO: El método del camino crítico es una herramienta
útil de planeación que permite la culminación de
actividades para el logro de un objetivo en particular. Para la realización de este método se necesitan saber el conjunto de actividades
necesarias para el proyecto, la fecha de
terminación de cada actividad, el tiempo en que las actividades se tardan en realizar, la secuencia de las actividades, empezando por
las que deben hacerse de inmediato y conocer
su interdependencia.
GRÁFICA DE GANTT: Las gráficas de Gantt
son muy utilizadas para la planeación de actividades, ya sea de algún proyecto
o evento, etc. Por su sencillez pero alta eficiencia, permite determinar la
fecha durante todo un proceso de lo que durarán las actividades a realizar para
el logro del objetivo, tomando en cuenta los tiempos, las cuales pueden ser en
horas, días, semanas, meses. Es recomendable realizar dos líneas con diferente
color, en donde una sea para la definición del tiempo planeado (teórico) en que
se deberá de realizar la actividad y otra línea de otro color para señalar el
tiempo real (práctica) en que se ande realizando la actividad.
